E’ successo per gioco: seguivo le stories della mia collega Valeria Ferrari che pubblicava sue foto di backstage su un matrimonio. Le ho scritto. E’ nato #weddingplannerinazione. L’intento? Far capire un po’ di più cosa realmente facciamo il giorno del matrimonio e, no, non ci vedrete mai ferme.

Il coordination di un matrimonio, in realtà, non nasce il giorno stesso, non è nulla che si possa improvvisare. E’ frutto di un lungo e complesso lavoro di progettazione, pianificazione e sviluppo. In quel giorno la wedding planner rappresenta il perno attorno al quale ruota tutto e, francamente, mi viene sin difficile raccontare quante cose si facciano in una giornata lunga quasi 24 ore di lavoro.

Cercherò di descriverti, in brevissimo e in maniera semiseria, il mio modus operandi che, attenzione, deve essere ogni volta affrontato con molta flessibilità perché ogni evento ha sue caratteristiche peculiari.

Al mattino raggiungo la location presto, solitamente sono la prima ad entrare. Verifico che le richieste fatte siano state soddisfatte e metto già il mio staff all’opera per l’allestimento. E io? Io mi metto all’opera con loro: ognuno di noi ha dei compiti ben precisi e delineati. Nel frattempo il telefono squillerà senza sosta, i fornitori cominceranno ad arrivare ed ognuno avrà cose da chiedermi. La direzione è mia e, giustamente, ogni decisione, cambiamento, verifica fa capo a me. Nel frattempo mando un messaggino alla sposa per chiederle come sta e mi assicuro che make up artist e hair stylist siano da lei, stessa cosa per fotografo e videomaker. Se c’è un imprevisto sta a me risolverlo, se c’è un inconveniente tecnico anche. Ed è qui che comincio a macinare i primi 7/8km (davvero! Non sto scherzando!). In tutto questo è facile vedere qualche assistente che mentre scappo su e giù mi rincorre con acqua e viveri, al grido di: “mangia/bevi, altrimenti a stasera non ci arrivi!”. Considera che spesso si lavora all’aperto, con temperature elevate, sono fermamente convinta che, a tenermi su, siano l’adrenalina e la volontà di raggiungere un risultato eccellente.

Appena la situazione me lo consente e vedo che i lavori di tutti sono ben avviati faccio il possibile per correre a casa della sposa, non tanto per consegnarle un bouquet a vantaggio di fotografo, ma per darle il mio appoggio, un abbraccio e un sorriso. Questo per me è veramente importante e cerco sempre di esserci! (Nel frattempo il telefono continuerà a squillare!)

Precedo poi la sposa sul luogo della cerimonia di circa 45 minuti, in modo da verificare che l’allestimento sia stato fatto secondo progetto, accogliere lo sposo (anche lui ha bisogno di me!) e far accomodare gli invitati. E qui approfitto per fare un appello. Invitati ai matrimoni di tutta Italia: vi prego vi supplico, vi scongiuro quando vi chiedo gentilmente di accomodarvi, accomodatevi!!!!

Nel frattempo rimango in collegamento telefonico con la persona deputata ad accompagnare la sposa, in modo da capire i suoi movimenti, eventuali ritardi, ecc…

A cerimonia avviata mi rimetto in auto e torno in location. Se la cerimonia è in chiesa di solito rimane una persona di mia fiducia che mi tiene aggiornata sulle tempistiche. Quando invece abbiamo cerimonie simboliche o civili rimango io stessa perché vanno coordinate nel dettaglio.

Tornata in location verifico che le mie direttive siano state rispettate (a volte capita qualche bonario richiamo!) e predispongo tutto per l’arrivo degli sposi.

Tu dirai: bene. Il tuo lavoro è terminato! Invece no. Questa è solo la parte riguardante la preparazione, il matrimonio vero e proprio deve ancora avere inizio! Ci sono ancora km da fare! 🙂

In tutto ciò ho anche necessità di trovare il tempo di rendermi presentabile: una rinfrescata, un minimo di make up e un cambio d’abito. Questo mi rende ben lontana dall’avere un’aria perfetta ed infatti mi sono sempre chiesta come facciano alcune colleghe ad avere un aspetto tanto fresco dopo già tante ore di lavoro e corse sotto il sole. Ma questa è un’altra storia…

Credo che tu ormai sia già stanca, rimando quindi ad un secondo appuntamento di #weddingplannerinazione il racconto di cosa faccio dall’arrivo degli invitati e sposi in location alla chiusura della festa.

Un segreto? Cerco di non perdere mai il sorriso. Anche nelle situazioni più controverse, complicate, ingestibili: mai farsi prendere dallo sconforto o perdere troppo le staffe. Occorre rimanere lucida e attivare ogni particella per arrivare alla soluzione. Se in precedenza ho lavorato bene e creato un team di fornitori efficace, coeso, affiatato, a cui importa davvero dell’andamento generale della giornata e della felicità degli sposi, anche risolvere imprevisti diventa più facile! Riflettici quando scegli i tuoi fornitori! 😉

#conamore

Antonia